Zanfe Professional Organizer – Una vita per regalare tempo agli altri

Ho già ammesso nel post precedente, Bulimia informativa. Forse seriamente un disturbo., di passare decisamente troppo tempo davanti a libri, corsi e video, includendo tra queste risorse anche la nota piattaforma Youtube. Tra le mie fonti, già citato in passato il grande divulgatore di tematiche di apprendimento e miglioramento personale “pratico” Alessandro de Concini (AdC); ancora ricordo d’averlo scoperto ormai tanti anni fa, il giorno in cui mi chiesi “ma possibile non ci sia nessun canale in lingua italiana che parli di tematiche di studio a me care, ma in maniera seria?”, quindi trovai i suoi video e rimasi incantato dal fatto che diceva le stesse cose che sapevo e in un modo abbasatanza simile a quello che avrei utilizzato io (anche se chi mi ha sopportato come docente sa che a volte ho adottato uno stile poco convenzionale per far restare impressi alcuni argomenti). Insomma, AdC mi è subito sembrato una versione di me se avessi intrapreso il mestiere di divulgatore e di imprenditore nell’ambito dell’apprendimento. Tra i tanti meriti che gli riconosco, quello d’avermi anche fatto conoscere, tramite le interviste sul suo canale, altre persone interessanti; alcune di queste, anche se sulla carta non mi danno alcun valore aggiunto in termini di informazioni (benché sia comunque utile ripassare alcune nozioni e ascoltare una sfumatura diversa, un punto di vista diverso), sono comunque interessanti e a volte anche fonte di motivazione (no, non nel senso di carica motivazionale in stile costosissimo evento Tony Robbins che svanisce dopo il fine settimana, intendo quel tipo di “motivazione a lungo termine” di ispirazione per la vita di tutti i giorni). Tra loro, grazie all’intervista di AdC dal titolo “Come organizzare la propria vita“, c’è di certo “Zanfe” (al secolo Andrea Zanferrari), un “professional organizer”, ovverosia una figura professionale che aiuta persone e gruppi ad utilizzare meglio la risorsa più preziosa che abbiamo in quanto esseri mortali: il proprio tempo. Erano ormai mesi che avevo segnato nella mia lunghissima lista delle cose da (voler) fare: “Vedere tutti i video di Zanfe” (come direbbero alcuni giovanissimi: “platinare” il canale). Si pone spesso la solita questione: abbiamo tantissime risorse a disposizione, a volte – come in questo caso – anche gratuitamente e a portata di click, tendiamo quindi a dare tutto per scontato e a ignorare di averle; lo stesso avviene per le proprie passioni e persino con i propri cari: si trascurano dando per scontato che tanto sono sempre lì, per poi far passare tanto tempo e accorgersi che non abbiamo dedicato loro l’impegno e l’attenzione che avremmo voluto. Come scritto da Virgilio nelle Georgiche:

Sed fugit interea fugit irreparabile tempus

(Trad.: Ma fugge intanto, fugge irreparabilmente il tempo).

Quindi ho “fatto posto” nel mio tempo per vedere tutti i 146 video caricati da Zanfe sul suo canale Youtube, come diremmo oggi “una maratona” dei suoi video, visti in ordine cronologico dal meno recente, caricato il 07/01/2018. Ho visto poi anche qualche video caricato sulla sua pagina Instagram e altrove, invito a cercare, ma a vedere per ultimi, soprattutto gli ultimi due brevi video su Instagram.

Come anticipato, non ho imparato più di quanto non avessi già appreso ed applicato precedentemente, sia perché provengo da un ambiente in cui la gestione maniacale del tempo e la pianificazione erano ossessioni inculcate sin dal primo giorno d’accademia, sia perché ho consumato tutti i più famosi libri e corsi sull’argomento, tra cui il celeberrimo “Getting Things Done” di David Allen, giusto per citarne uno che hanno sentito quasi tutti quelli che hanno cercato informazioni su come migliorare se stessi da questo punto di vista – considerato che in un certo senso siamo fatti di tempo, a cascata il miglioramento di questo aspetto può portare a migliorare tutta la propria vita.

Zanfe ha ribadito più e più volte gli stessi pochi argomenti, ma in maniera chiara per tutti: di certo, non ha iniziato avendo in mente un target di professionisti o di appassionati di psicologia cognitiva interessati ai vari processi che avvengono nella mente; i video sono rivolti alla persona comune, tanto a chi passa la maggior parte del tempo in casa quanto a chi è un professionista impegnato. Tra i suoi punti principali:

• “Meglio poco ogni poco che tanto ogni tanto”: questo è un principio alla base di ogni allenamento e di ogni pianificazione sensata. Detto in altri termini, inizia col mettere in ordine un cassetto per volta (come dice David Allen: quando non sai cosa fare, svuota un cassetto), col sistemare uno spazio per volta, esattamente come dovresti prepararti per un esame studiando in maniera costante, evitando il cramming nell’ultimo periodo o come ti alleni in palestra con ripetizioni ragionate e non aspettando all’ultimo periodo, sotto “prova costume” per perdere disperatamente peso e distruggendoti di carichi improvvisi.
• Ordinato e organizzato sono due concetti diversi: mettere in ordine e dare una struttura efficace sono due aspetti diversi (anche se solitamente organizzato è anche ordinato, ma senza eccessivo focus all’estetica, più alla praticità). Lasciamo le case e gli uffici esteticamente perfetti alle foto di design, nella vita vera serve praticità, che lo spazio sia funzionale (valido soprattutto in tutti quei casi in cui ci si prepara ad emergenze, dove il tempo è cruciale – non avere a portata di mano uno strumento o averlo non funzionante può fare la differenza).
• Lotta senza pietà alle continue interruzioni: i video di Zanfe sono sicuramente apprezzabili da tutti quelli che faticano a raggiungere lo stato di “Flow” e mantenerlo, a causa di diverse interruzioni interne ed esterne, soprattutto oggi nel mondo delle continue notifiche da dispositivi digitali perennemente connessi e a costante portata di mano. Vengono spiegate la tecnica del pomodoro e tutte le raccomandazioni come chiarire con gli altri le nostre intenzioni quando non vogliamo essere disturbati, citando anche i vari studi sulla distrazione causata persino da un telefono spento.
• Il miglior regalo che puoi fare a tuo figlio è il tempo: anziché rimepirlo di beni materiali rischiando anche di viziarlo, valuta di regalare a chi vuoi bene dei “voucher”, dei buoni del tempo da dedicargli, utilizzabili anche come premio per quando ci si comporta bene.
• Organizzazione delle email e dei file nel computer (e nel proprio spazio cloud): qui ci sono tutte le tecniche note per ordinare e soprattutto eliminare file e messaggi, ricordando che la casella di posta elettronica, esattamente come quella fisica, non è un posto per conservare le cose (e ancora di più i sistemi di messaggistica) e che lo spazio del proprio Desktop dev’essere sgombro coma la posta in entrata dev’essere vuota.
• Vari strumenti: matrice di Eisenhower (che ormai dovrebbero conoscere anche i ragazzi delle scuole medie), Kanban e varie dashboard, sistemi per assegnare priorità alle diverse attività, rasoio di Occam (che abbiamo già discusso in The Great Mental Models – General Thinking Concepts); ricordandosi che non esiste lo strumento perfetto per tutto: le agende servono per segnare appuntamenti davvero fissi, per il resto esistono le liste di cose da fare. Difficilmente esiste lo “strumento definitivo” per far tutto, anche se si può provare ad integrare email, calendario, sistemi di appunti e liste. Importante però è utilizzare sempre lo stesso strumento per la specifica tipologia di attività: non avere calendari sparsi, ad esempio uno cartaceo e un paio digitali, ma scrivi tutto sullo stesso calendario, perché la tua agenda, il tuo tempo, è sempre lo stesso e vuoi essere sicuro di vedere a colpo d’occhio tutto, non frammenti sparsi (nel caso, aggiungerei: se dovesse capitare per qualche motivo, come impossibilità di accedere all’agenda online, consolida il prima possibile gli appunti sparsi).
• “Anonima multitasking”: questo è il gruppo dei seguaci di Zanfe che riconoscono di avere un problema, quello di non riuscire a fare una sola cosa per volta; ricordarsi più volte: si passa ad un’azione successiva solo quando si è terminata quella che si sta compiendo.
• Importanza della delega: qui penso ci sia poco da aggiungere, se non ricordare che vale sia per imprenditori sia per il semplice casalingo che magari, delegando attività a qualcuno (che magari fa anche prima e meglio, anche se non necessariamentre), può liberare più tempo per attività più interessanti e più di valore.
• Lotta alla procrastinazione: iniziare. Che sia regola dei di cotnare 5 secondi per poi iniziare subito a buttarsi sul “rospo” più difficile da affrontare, che sia la sfida di svolgere un’attività per 90 minuti al giorno per 90 giorni (in accordo alla frase del “meglio poco ogni poco che tanto ogni tanto”), iniziare, iniziare, iniziare. Niente scuse e niente posticipare perché ci si deve ancora organizzare, con le solite scuse ben note a chi si riempie di pseudo-produttività come passare ore a sistemare una scrivania anziché lavorare.
• Utilizzare dispositivi “all’antica” come sveglie, orologi “classici” (non smartwatch) e timer, per evitare di prendere in mano lo smartphone o altri dispositivi che hanno anche altre funzioni che finiranno col distrarci e farci chiedere, dopo mezz’ora di perdita di tempo: “ma io cos’è che dovevo fare?”
• Importanza del preparare i propri stumenti/vestiti la sera prima e terminare la giornata scrivendo già la lista delle attività da svolgere il giorno successivo.
• Come essere organizzati e produttivi con i bambini e come insegnare loro ad iniziare in piccolo la gestione del tempo ma soprattutto l’utilizzo consapevole degli strumenti tecnologici e l’importanza di limitare le distrazioni.
• Casi pratici: gestione delle medicine per essere sicuro di prenderne in maniera prevista e di non restare mai senza anche se si deve continuare la terapia durante un viaggio; esempi pratici per evitare di essere in ritardo.
• Interviste: interviste con altri organizzatori professionisti e con altri professionisti per parlare di riposo, alimentazione, psicologia e tante altre tematiche che impattano in maniera importante il nostro tempo, la nostra capacità di concentrarci, di portare a termine obiettivi, di vivere bene.
• Tanto altro: routine, abitudini, propositi, valori, tutto quanto può portare a vivere una vita di qualità perché la vita è fatta di tempo, di giorni:

essere soddisfatti a fine giornata si trasforma, nel lungo periodo, nell’essere soddisfatti nella vita.

Zanfe purtroppo non c’è più, ma ha lasciato a tutti noi una traccia di sé nei suoi video, in cui la sua energia continua a infondere motivazione, ma anche quel giusto misto tra la tranquillità data dalla fiducia in se stessi e la spinta a darsi una mossa per prendere il mano la propria vita, per viverla in accordo ai nostri valori, alle nostre ambizioni e, di conseguenza, per riuscire a realizzare quello che per noi è importante.

Fate un buon uso del vostro tempo.