Misura ciò che è misurabile e rendi misurabile ciò che non lo è”, così sembra aver detto Galileo Galilei. Questa è una frase che ha facile presa su ingegneri, scienziati ed analisti di dati, ma anche su chiunque abbia avuto a che fare almeno una volta con la gestione di progetti complessi. Non possiamo gestire ciò che non possiamo in qualche modo tracciare (e, possibilmente, quantificare). Alcune misure sono discrete, ma anche in presenza di grandezze continue come il tempo possiamo quantizzare, ad esempio suddividendolo in intervalli. Gli intervalli standard li conosciamo tutti: secondi, minuti, ore, giorni e così via. Esistono però casi in cui la grandezza dell’intervallo è dettata da esigenze esterne (ad esempio, se sono un docente in un istituto dove i periodi di lezione durano 50 minuti, potrò aver bisogno di misurare le mie lezioni in periodi di quella durata), oppure personali/soggettive: soprattutto in quest’ultimo caso, la decisione della suddivisione del tempo in intervalli più o meno grandi spetta a noi. Ci sono diverse teorie in merito, c’è chi pianifica/traccia il tempo in ore, chi in mezz’ore, quarti d’ora o addirittura in piccoli blocchi da 5 minuti (come pare faccia Elon Musk). Non c’è un giusto/sbagliato, dipende da noi stessi, da quanta granularità vogliamo inserire, ma stando attenti che il continuo task-switching (passare continuamente da un’attività all’altra) ha un costo: se già nei computer il passare da un task all’altro produce degli overhead, ossia del lavoro (e quindi tempo) aggiuntivo, nel nostro caso, nonostante l’allenamento, le cose si complicano: ad esempio, come riportato nella ricerca “The attentional cost of receiving a cell phone notification” (Stothart et al. 2015), persino una singola notifica può distrarci per un tempo estremamente lungo, paragonabile al “mind wandering” conseguente un uso attivo del telefono, che si protrae per diversi minuti da quando lo abbiamo spento – da qui, l’importanza, che ho ribadito più volte, di un minimalismo digitale. Per convincerci, possiamo leggere questo recente paper e che, per chi come me ha studiato questi fenomeni, non è nulla di sconvolgente, piuttosto una conferma: “The mere presence of a smartphone reduces basal attentional performance” (Skowronek et al., 2023). Facciamoci un favore: logout (possibilmente per sempre) dai social network e limitazione al minimo dell’uso dello smartphone; fine divagazione. Dicevamo: suddividere il tempo in intervalli troppo brevi, passando di continuo da un’attività all’altra, rischia di essere controproducente, ma io non sono nessuno per proibirti di sperimentare (anzi, incoraggio le sperimentazioni, solo così possiamo conoscere meglio noi stessi) a passare in 5 minuti da un’attività all’altra, ad esempio: 19:00 studio matematica, 19:05 attività fisica, 19:10 cena e così via. Ovviamente una singola attività può durare diversi periodi, consecutivi o meno, non è obbligatorio cambiare al termine di un periodo!
Io personalmente mi trovo a mio agio nel suddividere un’ora in 4, quindi traccio ad intervalli di 15 minuti. Il concetto e la tecnica restano esattamente gli stessi.

Tracciare o pianificare

A livello visivo non cambia nulla, cambia il concetto: per tracciamento intendo riportare fedelmente l’orario (immediatamente dopo, così da non dover sforzarsi di ricordare cosa abbiamo fatto 3 ore fa, vale lo stesso principio dei piatti da lavare: più passa il tempo, maggiore sarà lo sforzo necessario). La pianificazione riguarda invece una nostra (plausibile) ipotesi di futuro, ha più a che fare con la parte “creativa” ed “implementativa”, in cui in maniera intenzionale riempiamo il tempo futuro (non mi dilungherò ora sulle pianificazioni a lungo, medio e breve periodo). Lo stesso approccio si applica ad esempio anche alle proprie finanze: posso tracciare le spese, ma posso anche prevedere il budget, ovverosia le risorse da allocare ad esempio nel prossimo mese per le diverse voci di spesa. I giapponesi hanno l’abitudine di tracciare la propria economia domestica nel kakeibo (letteralmente: quaderno dei conti di casa). A prescindere dal caso e dalla risorsa (tempo, denaro, altro), si possono utilizzare diversi strumenti: da un semplice quadernino da portare sempre con sè a fogli di calcolo più o meno complessi. Personalmente, sconsiglio – almeno all’inizio – di utilizzare una delle centinaia di applicazioni (“mobili” o “desktop”) all’uopo designate: sarà il mio approccio scout del realizzarsi tutto da soli o da ingegnere del voler avere controllo su ogni parametro da personalizzare, ma sono del parere che per imparare e consolidare i concetti sia importante sporcarsi le mani (in senso figurato, non serve una penna che sbrodoli inchiostro, nè una tastiera per PC particolarmente unta). Come ho già accennato in Meno procrastinazione, più produttività, cìè stato un periodo della mia esistenza (quand’ero un allievo ufficiale militare o “cadetto”) in cui avevo l’ordine di riportare a matita, su una griglia, la quantità di minuti in cui un’attività veniva svolta in una giornata, fino a riempire tutti i 1.440 minuti di ogni singolo giorno. L’opzione matita su carta può essere un’opzione, ma personalmente preferisco i fogli di calcolo, molto più versatili e personalizzabili. Inoltre, posso aggiungerci tutta la parte di calcolo, appunto, e di visualizzazione dati (ho questo feticcio, ma non me ne vergogno troppo: siamo in tanti, al punto che esistono intere comunità di chi si misura di tutto – non mi riferisco a parti del corpo, anche se c’è chi traccia anche quello, ad esempio circonferenza bicipiti nel tempo durante allenamenti). Di seguito, un breve tutorial su come realizzare un foglio di calcolo adatto a tracciamento e/o pianificazione.

Realizzazione su foglio di calcolo

Cercherò qui di restare il più semplice possibile, soprattutto per non incappare in pseudo-lavoro (del resto, vogliamo restare produttivi, non perder tempo in uno strumento che il tempo lo dovrebbe tracciare/pianificare, altrimenti sarebbe come pagare una consulenza finanziaria più di quanto ci permette di ricavare – e non vogliamo andare in perdita, credo).

Per chi è interamente a digiuno dell’argomento fogli di calcolo (che sia Microsoft Excel, Libre Office, Google Sheets o qualunque altro), consiglio dei corsi accessibili anche gratuitamente (ho già espresso n volte quanto io adori i corsi online massivi). Ad esempio “Excel Fundamentals for Data Analysis“: il primo corso della specializzazione “Excel Skills for Data Analytics and Visualization” erogata dalla Macquarie University tramite Coursera. Si parla tanto di “competenze digitali”: bene, padroneggiare un foglio di calcolo a livello base, anche solo per sè, è una di quelle che reputo fondamentali, per chiunque. A dirla tutta, credo che tutti dovrebbero avere quantomeno una conoscenza elementare di Data analytics, tanto più che da decenni viviamo immersi nei dati, quindi non saperli leggere ed elaborare corrisponde ad essere analfabeti. Impariamo senza timore, spesso è persino divertente!

Di seguito, prendo come esempio Excel, ma gli stessi concetti sono perfettamente “trasportabili” (al limite, con qualche lieve modifica implementativa) su altri programmi di fogli di calcolo. Premessa fondamentale: questo blog non è un sito di tutorial informatici e anzi ci trovo del valore nel non riportare proprio ogni singolo passaggio, oltre al fatto che potrebbero esserci discordanze in versioni e in lingue diverse. Per il mio punto di vista, è un plus: non solo le competenze informatiche in senso stretto sono un “asset” spendibile a livello lavorativo (e nella vita di tutti i giorni), ma imparare ad adattarsi da soli (senza aver bisogno di qualcuno che ci guidi per mano come fossimo degli infanti) è una grande capacità che va allenata (partendo dall’approccio che ho spiegato in Searching like an Intelligence Analyst – Part 1) e che, utilmente applicata, diventa un fattore moltiplicativo per le proprie capacità. Anch’io, nonostante decenni di utilizzo di applicativi, all’inizio potrei sbuffare quando i programmatori cambiano interfaccia grafica (es.: quando Microsoft Office nel 2007 ha deciso di raggruppare e visualizzare i tasti delle funzionalità in tutt’altro modo), per non parlare di quando alcune funzioni vengono modifiche o “decommissionate” (eliminate), ma mi piace pensare che sia un allenamento gratuito per il cervello, per posticipare statisticamente il momento in cui le mie funzioni cognitive inizieranno ad abbandonarmi. Prendiamo ogni occasione di cambiamento per imparare ed adattarci, anziché lamentarci! 🙂

1. Realizzazione della tabella

Iniziamo dal creare la struttura, la tabella in cui segnare le nostre attività. “Per largo” (orizzontale, colonne) ci saranno i giorni, “per lungo” (verticale, righe) ci andiamo ad inserire gli intervalli di tempo. Come scritto prima, io mi trovo bene per intervalli di 15 minuti, ma non è una regola rigida, unicuique suum: a ciascuno il suo modo di suddividere il tempo. Altra importante distinzione in fase di creazione: c’è chi utilizza la stessa scheda del foglio di calcolo (più correttamente in senso classico: stesso foglio nella cartella) per inserire l’intero anno suddiviso in settimane, una sotto l’altra in verticale, come nel caso del template che Alessandro de Concini (“ADC”) mostra anche nel suo ultimo corso, “PRO2”. Io invece sono per un approccio in cui ogni foglio ha un intero mese, quindi partiamo del rinominare la scheda col nome del mese (es.: “23.11” per novembre 2023, ma puoi scegliere di chiamarlo “nov23” o come preferisci, suggerisco comunque una “naming convention” coerente – e dare anno.mese permette anche un ordine alfabetico poiché ad esempio 24.01 sarà ordinato successivamente a 23.12, ma sono dettagli).

1. Digita il nome del giorno nella prima cella (A1: colonna A, riga 1);
2. Trascina la cella dall’angolino basso verso destra fino ad arrivare all’ultimo giorno del mese;
3. Rilascia;
4. Seleziona tutta la riga e clicca sul formato data per cambiarlo secondo tuo piacimento, ad esempio, vedi punto 5:
5. Io mi trovo bene col formato “dd ddd” (potrebbe anche essere “gg ggg” utilizzando in lingua italiana), dove dd mostra il numero del giorno in doppia cifra e ddd mostra il nome abbreviato del giorno della settimana, ma alcuni si trovano bene anche solo col numero del giorno, ancora: non c’è una regola rigida;
6. Aggiusta di sale e pepe e servi… volevo dire: riarrangia la dimensione delle colonne, ma tieni presente che dentro ci andremo a scrivere qualcosa di più o meno lungo.

Per una questione non tanto di estetica quanto di comodità a vista d’occhio, possiamo scegliere di colorare in maniera differente il sabato e la domenica (che corrispondono, secondo la versione del calendario che parte di domenica, ai giorni 1 e 7). Sì, mi rendo conto che l’informatica a volte possa essere ambigua, ma non è l’informatica ad esserlo: è l’interpretazione umana. Lo stesso avviene per chi inizia a contare elementi dei vettori da 1 anziché da 1, ma… non sono qui per confondere le idee 🙂 Quindi:

7. Sempre selezionando la riga dei giorni appena scritti, applichiamo “formattazione condizionale” (impariamone il funzionamento perché ci torna utile anche dopo). Si tratta di cambiare il colore della cella e/o le caratteristiche del testo in base a specifiche condizioni, nel nostro caso: colorare di rosso (o il colore che preferisci) quando il giorno è sabato o domenica;
8. Applichiamo la formula: =AND(OR(WEEKDAY(A1)=7,WEEKDAY(A1)=1),NOT(ISBLANK(A1)))
(significa: se il numero del giorno all’interno del ciclo della settimana è 1, quindi domenica, i 7, quindi sabato, sempre che non sia una cella vuota (NOT IsBlank);
9. Scegliamo il formato da applicare se la condizione del punto 8 è verificata, ad esempio sfondo rosso come nei bei calendari cartacei d’una volta e click su applica o OK ed ecco fatto:

Inseriamo una colonna all’inizio (sì, avremmo potuto lasciarla dall’inizio, ma approfittiamo per impare procedure nuove) per poter inserire gli intervalli di tempo. Ora: c’è chi preferisce scrivere inizio e fine intervallo, ad esempio: 08-09, ma io preferisco, per diversi motivi tra cui una questione minimalista “di pulizia”, di indicare solo l’orario di inizio. Uso il formato ora e minuti, hh:mm – come detto, ogni 15min. Altra questione: io inserisco tutto, a partire da 00:00 e fino a 23:45, per diversi motivi (ad esempio: posso avere impegni notturni, che siano di lavoro o svago). Quindi: inserisco colonna nuova a sinistra, scrivo “00:00” in A2, “00:15” in B2 e trascino come abbiamo imparato, verso il basso. Dovremmo trovarci con “23:45” nella cella A97. Se poi selezionamo tutta l’area interessata (righe da 1 a 97, colonne dipende dalla lunghezza del mese, quindi “AE” per il mese entrante perché la filastrocca ricorda “30 giorni ha novembre, con april…” a meno che siete della scuola del contare con le nocche delle mani) e applichiamo “tutti i bordi” (a piacere), otteniamo qualcosa del genere:

Per comodità, possiamo “bloccare” (come visualizzazione) la prima riga, in maniera tale da visualizzare sempre l’intestazione (la denominazione dei giorni) mentre “scrolliamo” verso il basso. Per farlo, ci basta “bloccare prima riga” (io in realtà blocco anche la prima colonna, in maniera da trovarmi comodo se sono agli ultimi giorni del mese, per scrollare verso destra e trovarmi vicino, sulla sinistra, i numeri relativi agli intervalli di tempo).

Ora che abbiamo la nostra base di partenza, la nostra tela bianca che rappresenta il nostro tempo (ricordo: futuro in caso di pianificazione oppure presente/passato in caso di timelogging), siamo pronti a scriverci cosa facciamo dei nostri intervalli del nostro prezioso tempo, unica vera risorsa limitata e preziosissima.

2. Il contenuto della tabella: le nostre attività

Qui ci si sarebbero tanti possibili accorgimenti preventivi, come ad esempio la possibilità di utilizzare la validazione dati in virtù di uno degli aspetti più importanti dell’analisi dati: la coerenza dei dati, per evitare di scrivere una volta “studio”, un’altra “studiare” ed un’altra ancora un errore grammaticale (es.: “studito”). Questo è fondamentale soprattutto se poi vogliamo calcolare e visualizzare come abbiamo speso il tempo (v. in seguito in questo articolo). Questo passaggio (opzionale) si può ottenere appunto con la funzione “Convalida dati“, sfruttando un elenco di attività predefinite scritte in un foglio apposito nella stessa cartella di lavoro, lasciando l’opzione aperta per poter scrivere anche testo libero, ma mi rendo conto che per molti questo sia un lavoro “difficile” (anche se, come dico a grandi e piccini: molte attività sono difficili finché non si impara a farle). Lo lascio come esercizio extra, per ora ignoriamolo. Quello che però può essere molto utile è applicare nuovamente la formattazione condizionale, funzionalità che abbiamo visto prima. In questo caso, da applicare a tutta la cartella di lavoro e in maniera molto più semplice: nessuna formula particolare, ma semplicemente colorare la cella in base al testo. Possiamo sbizzarrirci a piacimento: io, personalmente, utilizzo sfumature del verde per funzioni che riguardano alimentazione e attività fisica, blu notte per il riposo, rosso per attività in cui “creo artisticamente” (es.: suonare, disegnare), sfumature chiare azzurro per studio/lettura e così via. Aggiungiamo quindi queste regole nella formattazione condizionale:

Andando a scrivere “Sleep” nelle celle da mezzanotte alle 7 di mattina (supponendo ad esempio che dormiamo dalle 22:45 alle 07:00 e mi raccomando andiamo a scrivere “Sleep” anche da 22:45 alla cella relativa all’intervallo 23:45-00:00, l’ultima). Giusto per essere sicuri: dovrebbe essere chiaro che scrivere “Sleep” fino alla cella relativa alle 06:45 indica che copriamo anche l’intervallo 06:45-07:00. Se risulta poco chiaro, puoi sempre inserire una seconda colonna in cui indichi lorario di fine.

Ora c’è in realtà un “secondo livello”: spesso io annoto anche il “sottotipo” di attività, ad esempio se indico “studio”, posso voler tracciare (o pianificare) cosa andrò / sono andato a studiare, considerato che spesso studio più di un corso per volta. In tal caso, posso scriverlo per esteso (ma senza allungare lo spazio della colonna non diventa visibile tranne quando seleziono la cella) oppure aggiungerlo come nota, che compare passando il cursore del mouse sopra. Ognuna delle due soluzioni ha pro e contro, sperimenta quale ti piace di più. Importante: il tipo di formattazione condizionale che ho utilizzato è “testo contiene…”, il che vuol dire che posso generare confusione se chiamo due attività con un nome che ingloba il nome di un’altra attività (es.: un’attività che chiamo “leggere” ed un altra che chiamo “passeggiate leggere“), quindi consiglio di evitare simili situazioni, altrimenti occorre andare a lavorare in maniera più precisa con le formattazioni condizionali. E lo stesso vale per eventuali formule che potremmo voler utilizzare in seguito per calcoli e visualizzazioni.

3. Calcoli (per veri amanti dei dati)

Nei due capitoli precedenti, abbiamo solo realizzato la versione “base”, ma noi vogliamo andare oltre: vogliamo valutare se ad esempio stiamo riposando abbastanza (corri a leggere Why we Sleep (and how to do it better) se ancora non l’hai fatto!), se col passare del tempo stiamo mantenendo una certa costanza nel tempo di allenamento fisico, di studio e così via – e non ignoriamo l’elefante nella stanza: se stiamo riducendo il tempo speso a cazzegg scorrere come degli automi posseduti i contenuti vacui (se non tossici) dei social network).

Partiamo dal conteggio dei periodi dedicati alle diverse attività nella giornata. Qui torna utile una funzione chiamata “CONTA.SE“: contiamo se, nelle colonna corrispondente ad ogni singolo giorno, compare il nome dell’attività che man mano andiamo a cercare.

Ho moltiplicato la conta dei periodi (che in questo caso erano 33, 5 quarti d’ora di sonno la sera tardi e 28 quarti d’ora la mattina) per 0,25 perché si tratta, appunto, di quarti d’ora (1/4 = 0,25). Qui ci sarebbe però da imparare come funzionano i riferimenti relativi e assoluti: se ora sposto la formula trascinando le celle, automaticamente il software del foglio di calcolo mi sposta la cella di riferimento (A99) e quindi per la colonna del 2 novembre non funziona più. Vale la pena spendere un po’ di tempo per imparare come funziona. In base a dove posiziono il simbolo del dollaro, blocco colonna, riga o entrambe. Poiché questo non è un corso sui fogli di calcolo, ma solo un esempio di come si approccia l’apprendimento di un nuovo programma, rimando ai link al sito del produttore e, in ogni caso, Internet è pieno di tutorial più o meno semplici. E ricordo che ci sono sempre i corsi come quello che ho suggerito all’inizio. Andando velocemente avanti (con un “fast forward” avvolgendo velocemente il nastro della videocassetta… per chi si ricorda i tempi delle VHS), quello che ottengo alla fine è una specie di “sommario” che conta il tempo speso, per ogni giorno, per ogni tipologia di attività.

Probabilmente non ti sarà sfuggito il mosaico di colori nella tabella riassuntiva sotto: ho applicto un tipo di formattazione condizionale predefinito a scala di colori, nell’ordine rosso (valore più basso) – giallo – verde (valore più alto) e relative sfumature intermedie. Utile per vedere immediatamente se ad esempio c’è stato un giorno in cui ho dormito poco oppure ho speso troppo tempo in un’attività. Nel caso specifico, si può vedere sabato 11 novembre dove prevedo nel futuro (se volontariamente, sono un masochista) oppiure ho tracciato (se nel presente/passato) un numero inferiore di ore, andando a letto più tardi (mezzanotte anziché il solito 22:45). Va da sè che, se abbiamo svolto tutto correttamente, la somma dei numeri riportati nello specchietto in una qualsiasi colonna (ad esempio: da AE99 a AE113) deve restituirmi come valore le ore della giornata, quindi 24 (qui in basso):

Qui potremmo aggiungerci funzionalità e personalizzazioni a piacere, ricordando di restare funzionali, minimali, ma soprattutto di non perder tempo, in questa attività che è collaterale e funzionale a farci gestire meglio il tempo, non perderlo. Ad esempio, possiamo prevedere di contare come “Free” le celle vuote senza necessariamente scriverlo – sì, esiste il modo di contare le celle vuote, a questo punto dovresti essere in grado di farlo da solo, vedendo due funzioni che ho spiegato prima. Altrimenti: prendi iniziativa, sperimenta e, se proprio non riesci, cerca prima con la guida in linea del programma stesso, altrimenti su Internet, prediligendo il sito ufficiale con le spiegazioni delle singole funzioni, da utilizzare come mattoncini; solo in extrema ratio, cerca direttamente un tutorial o in un forum dove sicuramente qualcuno, prima di te, ha esposto la stessa problematica, a cui qualche anima buona ha risposto. In quest’ultimo caso, però, ti esorto a capire il meccanismo per poterlo poi utilizzare con meno aiuti o in totale autonomia la volta successiva. Questo mondo non ha bisogno di altri esecutori pigia-tasti che non capiscono cosa fanno.
Esempio veloce di una delle funzionalità che potremmo utilizzare: il filtro. In questo modo, posso selezionare una specifica attività e vedere subito quali sono i periodi che ho associato nelle varie giornate.

Possiamo aggiungere la media mensile del tempo speso per una data attività, tracciare un’interpolazione lineare o media mobile a 7 giorni, variazioni tra un giorno e il precedente oppure tra un giorno della settimana e il corrispettivo della settimana precedente e così via. L’unico limite è la fantasia! Questo è l’approccio che suggerisco a chiunque si avvicini all’informatica: imparare facendo, ma soprattutto imparare man mano che le funzioni servono! Saremo molto più motivati e probabilmente ce ne ricorderemo meglio e più a lungo.

Tra le varie funzionalità che suggerirei, c’è anche la convalida dei dati, non tanto per la comodità di poter selezionare l’attività da un menù a tendina, quanto per limitare un errore comune nell’analisi dei dati: quello dell’integrità/coerenza dei dati (es.: scrivendo in maniera errata un nome, questo – oltre a non colorarsi con la formattazione condizionale vista prima – non verrà conteggiato correttamente nel prospetto).

4. Visualizzazione del nostro tempo!

Tocco finale: grafico!
Per realizzarlo, selezioniamo sia la prima riga (quella dove son presenti i nomi dei giorni), sia (tenendo premuto il tasto “Ctrl” sulla tastiera per Windows/Linux o equivalente per Mac) le righe relative alle varie attività nel prospetto delle somme (nel nostro caso: riga 1 e righe 99:113). Clicchiamo su inserisci grafico e selezioniamo la tipologia di colonne “stacked” (impilate):

In questo modo, vedremo, all’interno di una singola giornata (asse x, ascisse), la lunghezza proporzionale al tempo speso (asse y, ordinate). Consiglio di assegnare gli stessi colori utilizzati nella formattazione condizionale (es.: blu notte per il riposo, sfumature del verde per attività di tipo fisico come mangiare e sport e così via, secondo la tua personale preferenza). Ultimo accorgimento, da “professionisti”: sappiamo che tutte le giornate hanno pari durata, quindi impostiamo l’asse y con minimo 0 e massimo 24, unità di misura 1 (così vediamo le tacche per ogni singola ora). Aggiustiamo graficamente il resto a piacere et voilà:

Suggerisco di tenere in fogli separati i dati e i grafici, è una best practice che aiuta anche a tenere un certo ordine mentale, oltre che visuale. Volendo, possiamo anche combinare più grafici ed eventuali tabelle aggiuntive (ad esempio “pivot”, ma è roba che qui evito per non complicarci la vita) in un foglio ben organizzato, a creare una dashboard, come dei veri professionisti! Per ora, spero tu abbia imparato qualcosa di utile mentre intanto hai realizzato la struttura per tracciare il tuo tempo (se mi segui da un po’, sai quanto ci tengo all’outcome mentre produciamo output).

Come promesso, ecco il file completo, che puoi modificare a piacere e, ovviamente, continuare per i mesi successivi:

Buon tempo produttivo (in maniera sostenibile) a tutti!